El cónclave se realizó de manera presencial y virtual y contó con las presencias de autoridades de la ODESUR, el Comité Olímpico Argentino, la Secretaría de Deportes de la Provincia de Santa Fe, la Municipalidad de Rosario y el Comité Organizador.
En representación de la Organización Deportiva Suramericana estuvieron Camilo Pérez López (Presidente), Miguel Ángel Mujica (Secretario General y Presidente de la Comisión de Seguimiento de Rosario 2022), Mario Cilenti (Director Ejecutivo) y Fabio Ramírez (Gerente Técnico y de Desarrollo).
Por el Comité Olímpico Argentino (COA) estuvo Mario Moccia, flamante Presidente y además Vicepresidente 1º de la ODESUR.
Mientras que en la sede del Comité Organizador encabezaron la reunión Florencia Molinero, Secretaria de Deportes de la Provincia de Santa Fe; Adrián Ghiglione, Secretario de Deporte de la Municipalidad de Rosario; Noel Martino, Subsecretaria de Deporte de la Municipalidad de Rosario; y Diego Sebben, Director Ejecutivo de Rosario 2022.
El Comité Organizador brindó un pormenorizado y detallado informe sobre el estado de situación de los Juegos. Además, se fueron coordinando detalles del Seminario de Jefes de Misión, que se realizará el 3 y 4 de febrero con la presencia de los 15 países participantes además de la ODESUR.
Tras la reunión, desde cada sector destacaron el avance en materia organizativa, el trabajo en conjunto y coincidieron en seguir por el mismo camino de cara al 28 de abril, cuando se encienda el fuego suramericano.
